De drygt 40 ljudisolerade mötesrummen på Försäkringskassan i Skellefteå är till för att kunna jobba enskilt utan att störas eller störa andra av ljud. De funkar bra. Så bra att om det skulle börja brinna i lokalen hörs inte brandlarmet i rummen. Det tycker varken arbetsgivare eller skyddsombuden är bra. Men när det stod klart att det skulle ta nästan ett år innan bristen kunde åtgärdas kom ett oväntat förslag från cheferna – en mänsklig larmförlängare, en brandvakt.
– Det var ett av flera förslag för att lösa situationen tillfälligt i väntan på permanent lösning. Men det är ju inte rimligt att ha en person som någon sorts brandvakt som i början av 1900-talet. Vi såg flera omedelbara risker med det förslaget, säger Emma Erak, huvudskyddsombud för ST på Försäkringskassan.
Förslaget, ett av flera, var att en ur den fasta personalen skulle få i uppdrag att vara som en förlängning av brandlarmet. Om brandlarmet skulle ljuda, skulle den personen gå runt och knacka på alla mötesrum och upplysa om att larmet gått. Personen skulle ha arbetstid mellan 08:00 och 16:27 och avlösas tillfälligt under lunch.
Från skyddsorganisationen såg man omedelbara problem med förslaget. För det första kändes inte lösningen som en säker ersättning. Men vidare ifrågasattes säkerheten för brandvakten själv.
– När brandlarmet går och det är en brandsituation ska ju alla utrymma lokalen. Att brandvakten då ska springa tillbaka in i lokalen är ett problem för dennes arbetsmiljö. Sedan måste ju också den här personen kunna ha raster. Vi ställde oss frågande till om det uppfyller lagkraven i grunden.
Stängdes ned efter fackens invändning
Skyddsorganisationen vände sig till både myndighetens egna experter och Arbetsmiljöverket som hade ett pågående inspektionsärende. Ingen av dem tyckte det lät som en bra idé.
Patric Kristiansson är enhetschef på myndighetens kontorsservice med ansvar för lokalerna och servicepersonalen. Han var den som ursprungligen kläckte idén, som en billigare lösning än att hyra in ett väktarbolag som hade föreslagits.
– Jag såg att vi kunde lösa frågan med egen personal som ju sköter driften idag. Jag såg ingen ökad risk bara för att man också hade den funktionen. De skulle inte sitta ensam i ett mörkt rum eller gå omkring med klocka och brandsläckare på ryggen. Men förslaget avslogs, säger han.
Ansvaret för lokalerna och ansvaret för verksamhet och arbetsmiljö är två olika chefslinjer på myndigheten. Brandvaktsidén kom från den första, men det dröjde innan det nådde den andra. När den väl gjorde det stängdes idén ned.
– När jag såg förslaget sade jag att jag inte kommer kunna godkänna detta. Det var inte en trygg lösning, säger Frida Videhult, områdeschef och intern samordningsansvarig för Försäkringskassan i Skellefteå.
Samma problem på flera kontor
Det var i början av december förra året som det uppdagades att problemet med brandlarmen i mötesrummen hade uppkommit på flera av försäkringskassans kontor i landet. Bland annat i Västerås hade personal inte hört larmet och därför blivit kvar när lokalen utrymdes.
I Skellefteå gjorde man då ett test med en mobiltelefon. Den hördes inte i rummen. En vecka senare gjordes ett test till med det faktiska brandlarmet som även det visade på dålig hörbarhet i alla rum utom två. Det skulle dock dröja ytterligare en månad innan larmoperatören besökte kontoret för att höja volymen. När de väl kom kunde de dock konstatera att den redan var på max.
Personalen instruerades då att rummen enbart fick användas med dörren öppen. Det följdes inte så istället skruvades dörrarna fast i öppet läge.
– Konsekvenserna är att medarbetare idag bara har två mötesrum, så det är svårt för anställda att ha möten i grupp. Men det är också ett problem att samtal med känsliga uppgifter med fackliga förtroendevalda, eller mellan chef och anställd, inte kan föras bakom stängd dörr, säger huvudskyddsombudet Emma Erak.
Spårar fördröjning till egna organisationen
I mars utförde larmoperatören ett nytt test och skulle sedan återkomma med en offert för åtgärd under hösten. Vid det laget hade ärendet anmälts till Arbetsmiljöverket flera gånger. Först i slutet av april kunde slutligen en handlingsplan tas fram som flyttade åtgärden till mitten av juni.
Enligt Frida Videhult är Försäkringskassan medvetna om att det tagit allt för lång tid. Själv spårar hon stora delar av problemen till den osmidiga uppdelningen i beslutsfattandet. Nu ska dock organisationen göras om.
– Vi får ta med oss att vi borde ha gjort en ordentlig mätning från början. Det blev en onödigt lång process. Men sedan har det även dragit ut på tiden för att frågan varit inom flera olika delar av organisationen. Det borde vi kunnat hantera snabbare och smidigare. Det ser jag fram emot ska ändras framöver, säger Frida Videhult.
Även om allt nu går som det ska får personal och chefer på Försäkringskassan i Skellefteå i ytterligare sju veckor samsas om de fyra mötesrum där man antingen kan se eller höra larmet. Fast dörren är stängd.