I början av september inledde Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, en tillsyn av försäkringsfacket. Nu riskerar Forena en reprimand för att ha brutit mot dataskyddsförordningen, GDPR.
– Vi har fått in klagomål från en tidigare anställd på Forena som framställt begäran om radering. Personen menar att hen inte fått sina rättigheter tillgodosedda fullt ut. Vi har skickat information om klagomålen till facket, men sedan har hen återkommit och sagt att hen fortfarande inte fått uppgifterna raderade. Därför har vi inlett tillsyn, säger Evelin Palmér, enhetschef på IMY.
Tidigare anställd ville klippa alla band
Efter att en tidigare anställd på fackförbundet Forenas anställning avslutats i förtid önskade denna att inte längre förknippas med sin förra arbetsgivare, uppger personen i sitt klagomål till Integritetsmyndigheten.
Eftersom hen också administrerade ett flertal konton hos olika leverantörer fortsatte denna få mejl och notifikationer kopplade till jobbet trots att hen redan slutat.
Enligt dataskyddsförordningen har en privatperson rätt att begära ett utdrag över vad ett företag eller organisation lagrar om en. Man har också rätt att begära att personuppgifter raderas.
Stod kvar som kontakt på hemsidan
I april begärde den tidigare anställda att Forena både skulle redovisa och radera uppgifterna i ett antal namngivna system och tjänster. Trots att hen två månader senare fick besked om att så skett, kunde både hen själv och tidigare kollegor se att uppgifterna alltjämt fanns kvar i systemen, skriver personen i sitt klagomål.
Dataskyddsförordningen (GDPR)
Dataskyddsförordningen (GDPR) reglerar organisationernas hantering av personuppgifter och enskildas rättigheter.
För att en organisation eller företag ska få behandla personuppgifter måste den ha specifika, särskilt angivna och berättigade ändamål.
Fler personuppgifter än nödvändigt får inte samlas in och när de inte längre behövs ska de raderas.
Organisationen måste kunna visa att de hanterar personuppgifterna korrekt.
På begäran från en privatperson måste en organisation redovisa om den lagrar dennas personuppgifter, vilka de är och hur de används.
Organisationen måste också uppge till vilka andra parter som den spridit uppgifterna.
Om den registrerade begär det har organisationen också skyldighet att radera uppgifterna. Det kan också innebära att organisationen måste informera andra parter om att uppgifter eller länkar till uppgifter ska raderas.
Det finns undantag. Uppgifterna får behållas om de är nödvändiga för att andra viktiga rättigheter som till exempel rätten till yttrande- och informationsfrihet, för att uppfylla en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.
Källa: Integritetsskyddsmyndigheten
Bland annat stod hen fortfarande som kontaktperson för de frågor personen tidigare ansvarat för på fackets hemsida.
Först när Arbetsvärlden kontaktar Forena, uppdateras hemsidan och uppgifterna raderas.
– Det här är en utredning av ett enskilt klagomål, vilket gör det mindre allvarligt än om det gällt ett större antal. Men om exempelvis uppgifter redan använts eller spritts på ett felaktigt sätt kan det samtidigt få stora konsekvenser. Rätten att få insyn gör det möjligt för enskilda att kontrollera att uppgifterna behandlas korrekt. Därför kan även den här typen av klagomål vara betydande, säger Evelin Palmér.
IMY: ”Viktigt att ha rutiner”
Det formella klagomålet till myndigheten i juni kom att följas av ytterligare ett. Utifrån underlaget beslutade myndigheten att starta det nu pågående tillsynsärendet mot facket.
– Det är viktigt att ha rutiner för att hantera sådana här begäranden när de kommer. Det framgår av underlaget att de tillgodosett till viss del, men man är oense om hur mycket man som tidigare anställd har rätt till, säger Evelin Palmér.
Myndigheten har möjlighet att utdöma sanktionsavgift. Men Evelin Palmér bedömer att om utredningen kommer fram till att Forena brustit är det mer sannolikt att det stannar vid en begäran om rättning och en formell reprimand.
Tillsynen sker skriftligen. Nu väntar IMY på Forenas svar.
Ingen kommentar från Forena
När Arbetsvärlden försöker nå Forena visar det sig att presskontakten är på semester och hemsidan inte uppdaterats med inhopparens kontaktuppgifter.
Till sist når Arbetsvärlden fram till kommunikationsansvarig Lotta Linderson.
”Vi har från IMY fått frågor i ett tillsynsärende, som vi givetvis kommer att besvara. I övrigt har vi inga kommentarer.”, skriver hon i ett mejl till Arbetsvärlden.
I sitt svar till den tidigare anställda i juni uppgav Forena att de raderat allt som fackförbundet har möjlighet och juridisk rätt att radera. Ändå stod personen kvar som kontakt på hemsidan i ytterligare tre månader.
En dryg timme efter att Arbetsvärlden frågat om uppgifterna på hemsidan raderas dem. Men svaret förblir detsamma.
”Vi väljer att inte kommentera ytterligare under pågående utredning.”, skriver Lotta Linderson.
