Trelleborgs kommun har blivit en föregångare i att införa en mjukvarurobot som handlägger ansökningar om ekonomiskt bistånd.
Kommunens modell (som också innebär en arbetslinje i socialtjänsten) har samtidigt orsakat protester på andra håll, bland annat i Kungsbacka där socialsekreterare sade upp sig när kommunen skulle kopiera Trelleborg. Deras tyngsta kritik riktade sig mot arbetslinjen i modellen, som man inte ansåg passa i Kungsbacka. Fokus på just arbete blir enligt kritikerna för ensidigt i en kommun som inte har problem med arbetslöshet men som behöver jobba mer med missbruk och ohälsa.
– För den som tidigare har arbetat som biståndsbedömare innebär roboten en förändring av professionen. Nu arbetar biståndsbedömaren i Trelleborg utan personlig kontakt med de sökande. Den som vill ha personlig kontakt får byta till ett annat arbete.
Det berättar Agneta Ranerup, professor i informatik vid Göteborgs universitet, för Arbetsvärlden. Hon följer effekterna av robothandläggaren och har intervjuat politiker, tjänstemän och handläggare i en första studie.
Påverkar socialtjänstens kärnvärden
Politiker och tjänstemän i Trelleborg är enligt Agneta Ranerup kluvna till införandet av en handläggarrobot, men hon konstaterar att det ändå har uppfattats positivt i Trelleborg, troligen för att man har hittat en grund att stå på genom förändringarna av hur man arbetar med försörjningsstöd. Här finns en politisk enighet och arbetsmetoder.
Men att robotisera själva handläggningen fram till beslut är ett nytt inslag i kommunal verksamhet.
– SKL anser att det är något som kommunerna måste satsa på, på grund av stor personalbrist. Det är säkert viktigt att frigöra tid för värdeskapande arbete, men hur lätt det är beror på vilket område det sker på. Att hantera parkeringstillstånd är enklare, medan socialtjänsten har flera logiker där möten med människor har en logik och ett väldigt starkt värde.
Så jobbar handläggarroboten
Mjukvaruroboten handlägger hela ärenden fram till beslut, eller delar av ärenden. Efter digital ansökan från medborgare, går ärendet över till roboten som är programmerad att hämta uppgifter från olika datakällor och utifrån vissa förutsättningar (algoritmer) räkna fram belopp.
Handläggningen pågår dygnet runt, vilket har kortat ner väntetiden från veckor till något dygn. Beslutet skrivs under av en handläggare, som är den juridiska myndighetsutövaren.
Om ansökan kräver mer komplicerade bedömningar lämnar roboten de fälten tomma som sedan får hanteras manuellt att handläggare.
För en del sökande har det mer anonyma ansökningsförfarandet upplevts som positivt, genom att skamkänslan som är vanlig när man behöver ekonomiskt bistånd inte är lika påtaglig. De sökande har också i fortsättningen personliga möten, men på ett annat sätt: behöver de hjälp att fylla i ansökan sker det på det kommunala servicecentret, medan stödsamtalen nu främst sker med andra handläggare, om hur man ska gå till arbete.
Det finns en fara att kommunen skyller ifrån sig, ”the computer says no”
Den första studien visar att roboten uppfattas ge flera värden: snabbare service, upplevelsen av ett ökat fokus på medborgaren och en större effektivitet.
Men samtidigt uppfattar man att det finns bristande transparens i vem som tar själva beslutet om bistånd – det kan vara svårt att förstå vad som händer i den automatiserade processen och de sökande befinner sig i en utsatt position.
Finns risk att människor bara får ett definitivt svar av en maskin utan att kunna prata med en handläggare om det?
– Absolut – det finns en fara att kommunen skyller ifrån sig, ”the computer says no”, säger Agneta Ranerup.
Om det är samma ansökan varje månad är det är ganska enkla processer.
Trelleborg valde redan från början att behålla en handläggare som ansvarig för själva myndighetsbeslutet, och enligt SKL finns inte juridiska förutsättningar i dag att slopa det. Men det pågår utveckling av hur en digital myndighetsutövning kan underlättas i framtiden.
– Ekonomiskt bistånd styrs av en ramlag och det är inte alltid lätt att robotisera, säger Annika Londono, programansvarig på SKL för digitaliseringen inom socialtjänst och arbetsmarknad, till Arbetsvärlden.
– Men om det är samma ansökan varje månad är det är ganska enkla processer.
Motsvarar 1 procents effektivisering om året
I SKL:s senaste ekonomiska rapport från maj i år om kommunernas och landstingens ekonomi ägnas ett helt avsnitt åt automatiseringens möjligheter att mildra problem med kompetensförsörjning och finansiering av välfärden. Där dras slutsatsen, att till och med i arbeten inom utbildning och vård- och omsorg finns vinster att hämta med automatisering som motsvarar effektiviseringar på upp till 1 procent varje år.
I Trelleborg handlägger roboten ett ärende på mellan 3 och 17 minuter – inklusive slagningar i databaser. Därefter krävs ett formellt myndighetsbeslut, underskrivet av en handläggare i kommunen.
– Men här finns även kvalitativa nyttor att vinna: vad vill man göra med den tid som sparas? I Trelleborg vill man ju satsa på dialog för att stötta människor till arbete, säger Annika Londono.
Träffas i början av november
På SKL pågår just nu ett intensifierat arbete för att stötta fler kommuner att lära sig hur man kan automatisera ekonomiskt bistånd. I somras kom en rapport i ämnet ut, och nu i början av november träffas politiker, chefer, strateger och personal från en rad kommuner på ett seminarium för att diskutera problem, möjligheter och tips.
– Tack vare Trelleborg som har gått i bräschen och testat det här kan roboten ta bort en ganska stor och onödig bulk i arbetet. Det handlar mycket om hur vi kan få loss händerna från tangentbordet, och jobba smartare, förklarar Annika Londono på SKL.