Det senaste beskedet från Folkhälsomyndigheten är att rekommendationen att arbeta hemifrån upphör den 1 oktober. Många arbetsplatser förbereder sig nu för en återgång i mindre portioner. Men hur ska kontoret se ut när vi kommer tillbaka?
Konsultföretaget Kairos Furures undersökningar bland 10 000 svenskar visar att de flesta vill arbeta på distans två till tre dagar i veckan. Extra vanligt är detta bland högutbildade i storstäder som vill slippa pendlingen.
Men sättet vi använder kontoret på kan komma att förändras.
− På kontoret vill man träffa andra människor. För att klara förändringsprocesser behöver man en mötesplats även för externa aktörer, så det handlar om att träffa människor både internt och externt, säger Erik Herngren, senior partner på Kairos Future.
Anpassning till videomöten
Han jämför förändringen med utvecklingen i handeln.
− Det kan liknas vid när lanthandlarna försvann och blev snabbköp. Lagret som förut varit stängt blev tillgängligt för kunderna som gjorde sina inköp direkt från hyllan.
På samma sätt som kunderna släpptes in i butikernas lager, skulle alltså nu samarbetspartners släppas in i de mötesrum som kan komma att dominera kontoret. Alla mötesrum skulle också ha utrustning för videomöten.
− Öppna landskap kommer delvis att stryka på foten. Enskilda rum kommer öka igen men för att ha möten i, säger Erik Herngren.
Skyddsombuden förväntar sig förändringar
På Unionen har man samlat in svar från sina skyddsombud om distansarbetets möjligheter och risker. Annica Hedbrant är utredare inom arbetsmiljö på Unionen. Hon menar att många skyddsombud förväntar sig förändringar på kontoren.
Det borde finnas kunskap att hämta från pandemin om hur vi bör utforma arbetsplatsen
Även hon är inne på kontoret som en plats för möten, men också för kunskapsöverföring.
− Anledningen att vara på kontoret kan vara kompetensöverföring och samarbete, att kreativitet och innovation ska uppstå.
Hon menar att man borde kunna dra lärdom av distansarbetet.
− Om upplevelsen är att man kan vara mer koncentrerad hemma, än i en miljö som är skapad för att man ska koncentrera sig, ja, då borde det finnas kunskap att hämta från pandemin om hur vi bör utforma arbetsplatsen, säger hon.
Gäller att signalera rätt värderingar
På fastighetsbolaget Vasakronan arbetar Henrik Eriksson som arbetsplatsstrateg. Han menar att de kontor som kommer att finnas kvar kommer att behöva vara attraktiva för att locka medarbetarna. Centrala lägen ökar i värde.
− Kontoren blir mer hotell och mer mötesytor. Vi går från en tegelstensindustri till en serviceindustri, från en kontorsindustri till en nattklubbsindustri, där det gäller att signalera rätt värderingar.
Han menar att kunderna efterfrågar ”office as a service” där man vill hyra ett helt färdigt kontor med allt från ”kaffebönor till toapapper” på plats och med korta uppsägningstider.
Kunderna efterfrågar ”office as a service” där man vill hyra ett helt färdigt kontor med allt från ”kaffebönor till toapapper” på plats
Kommer vi se en utveckling där alla medarbetare är på kontoret samtidigt eller kommer man istället att sprida ut sig över veckan?
Erik Herngren talar om möjligheten att dela kontor.
− Fler börjar diskutera att man kan dela kontor med annan aktör, att man är där halva tiden var. Andra företag diskuterar istället att krympa kontoren när många jobbar hemma. Man gör ganska olika. Deloitte och Spotify låter medarbetarna arbeta helt på distans, medan Ericsson och Scania räknar med att man kommer vara på plats 2−3 dagar i veckan.
Erik Herngren menar att de flesta arbetsplatser kommer vilja att alla är på plats och träffas fysiskt någon gång i månaden.
Nyanställda behöver få sammanhang
Vad händer då med alla de som anställts under pandemin och kanske inte träffat sina kollegor fysiskt än – kommer de att få egna skrivbord på kontoret efter pandemin? Annica Hedbrant på Unionen framhåller att det särskilt för nyanställda är viktigt att hamna i en kontext och kunna få stöd.
Men ett eget skrivbord kan bli allt mer ovanligt. Erik Herngren menar att flera företag förstått aktivitetsbaserade kontor på nytt i och med pandemin.
− ”Äntligen fattar vi vad aktivitetsbaserat är” är en reaktion jag möter. Och brist på kontorsplatser brukar sällan vara ett problem på aktivitetsbaserade kontor. Även om alla är inne på möte, så sätter sig inte alla och jobbar direkt efteråt, utan många går in i mindre möten, säger han.
Erik Herngren menar också att coworkingkontor kan få ett uppsving. Exempelvis företag med mindre centrala huvudkontor kan hyra ett antal platser för några medarbetare på ett kontorshotell i ett mer centralt läge. Där har man också möjlighet att välja ett kontorshotell med den kultur och de andra företag som man vill associeras med.
Utvecklingen innehåller också en paradox. Alla medarbetare har inte möjlighet att sitta ostört i hemmet. De kommer nu in till arbetsplatser som i ännu större utsträckning används till möten, varav många videomöten. Då gäller det att hitta platser där de inte störs.
Svårare att snappa upp information
En risk som Erik Herngren ser med distansarbete är ”överhörningsutmaningen” – att all den information som sprids vid kaffeautomaten, på en afterwork eller när man går förbi ett rum och ser vilka som sitter i möte, försvinner med distansarbete. Då måste man istället aktivt informera om det som förut snappades upp i förbifarten.
Innovation blir bättre om man ses. Men de som sågs och innoverade varje dag, de kanske åker i väg tillsammans fyra gånger per år och resten av året sitter man utspridda.
På Vasakronan belyser Henrik Eriksson de stora skillnaderna som finns mellan företag. Processtunga företag har mindre behov av att träffas. Bankerna har till exempel redan skurit ned på kontorsyta, säger han.
− Men innovation blir bättre om man ses. Men de som sågs och innoverade varje dag, de kanske åker i väg tillsammans fyra gånger per år och resten av året sitter man utspridda.
Henrik Eriksson talar om amerikanska mjukvaruföretag som nu börjat åka iväg tillsammans till skid- eller surforter. Då kan familjen ibland följa med, något som i en svensk kontext kan verka näst intill omöjligt.
Pandemin har lyft arbetsmiljöfrågor
Distansarbetet, eller ”distribuerat arbete” som en del företag kallar det, har på allvar öppnat upp debatten om vad vi egentligen ska ha kontoret till. Än så länge tycks företagen ha väldigt olika svar på den frågan. Fastighetsbranschen öppnar upp för flexibilitet och testar coworking-lösningar. Återstår att se om det kommer fortsätta spreta, eller om de flesta tjänstemän kommer att känna igen sig på framtidens kontor.
På Unionen har man i alla fall hittat ett behov som är konstant.
− Pandemin har gjort att arbetsmiljöfrågorna kommit upp på bordet, säger Annica Hedbrant. Förhoppningsvis har det fört med sig att man nu kommer jobba mer med riskbedömningar och kontinuerligt fånga upp medarbetarnas perspektiv.