Så får du hemarbetet att fungera − minska på mötena

Arbetsmiljö Vid distansarbete ersätter många den vardagliga kommunikationen med möten. Organisationsutvecklarna Angela Nihlén och Teresa Acuña Lopez har hört skräckscenarier där folk sitter i sju möten på en dag.
− Det är inte okej.
10 feb 2021

Den långvariga krisen innebär helt nya utmaningar för företag och ledare när det gäller att skapa en god arbetsmiljö. Även om många företag har arbetat på distans tidigare, ställer pandemin krav också på dem som är vana att ses. Teresa Acuña Lopez och Angela Nihlén är organisationsutvecklare på Culture by Design AB och arbetar med företagskulturer under pandemin.

Teresa Acuña Lopez menar att det är viktigt att leva som man lär. Som företagsledare måste man föregå med gott exempel. Om medarbetarna upplever att deras närmsta ledare inte har blockat för yoga eller promenad så känns det inte äkta när chefen säger att det är viktigt att prioritera motion.

Tillit är något som får anställda mer engagerade.

− För att känna tillit är det exempelvis viktigt med tydliga förväntningar från båda håll. Ledarna behöver vara tydliga så att medarbetarna vet vad de förväntas uppnå när de arbetar på distans. Medarbetarna behöver vara tydliga med hur ofta ledarna ska höra av sig och hur ofta de behöver avstämningsmöten, säger Teresa Acuña Lopez och fortsätter:

En tydlig tvåvägskommunikation minskar risken för fel, stress och oro. Det gäller alltid men särskilt nu under pandemin när många jobbar hemma, säger hon.

Rensa bland möten

Något som stressar många som arbetar hemma är alla digitala möten. Teresa Acuña Lopez och Angela Nihlén märker att både chefer och medarbetare riskerar att drunkna i ett överflöd av kommunikation.

Nyheter

− Man behöver minska ner informationen till varandra och se till att det finns plattformar där man kan söka information själv. Många ersätter den vardagliga kommunikationen med möten. Det gör det svårare att skapa arbetsro, säger Angela Nihlén.

Det här småsnacket vid kaffemaskinen har försvunnit och vi mår bra av att få vara personliga ibland. Det kan man råda bot på genom att bygga in tid 10-15 minuter innan ett möte.

Hon tillägger att hon har hört skräckscenarier där folk sitter i sju möten på en dag.

− Det är inte okej. De som inte använder digitala verktyg som till exempel Teams och Slack i dag måste börja göra det.

Det behöver också bli tydligt vad som är ett möte, vad som är en enklare fråga och som kan tas i en chattkanal eller lösas genom ett telefonsamtal.

− Fundera igenom och tydliggör vad de olika kommunikationsvägarna ska vara, säger Angela Nihlén.

Ledare behöver kommunicera ut att man förväntar sig att medarbetare ska blocka tid i sin kalender för rörelse.

Skapa möjlighet till pauser och småsnack

För att må bra i den digitala miljön är det också viktigt att inte glömma bort hur viktigt det personliga pratet och mötet med människor är.

Så skapar du mer arbetsglädje under pandemin

Var tydlig och stäm av förväntningar.

Börja kreativa möten med walk-and-talk. Fysisk aktivitet i 30 min stimulerar kreativiteten i hjärnan visar forskning.

Renodla kommunikationsvägarna, förhindra att medarbetarna översvämmas av möten och information i olika kanaler.

Visa att det är viktigt med pauser för rörelse och se till att boka tid för det så att det blir av.

Inför team aktiviteter som pigga upp till exempel quiz, vinprovning och annat som skapar samhörighet.

 

 

+ Expandera

− Det här småsnacket vid kaffemaskinen har försvunnit och vi mår bra av att få vara personliga ibland. Det kan man råda bot på genom att bygga in tid 10-15 minuter innan ett möte så kan de som vill logga på och prata om hur mår hur man mår eller har det.

− Då visar man som ledning att man värdesätter tid för det sociala, säger Teresa Acuña Lopez.

Det är också få som tänker på ledarnas utmaningar.

− Hur mår ledarna i det här och vad har de för stöd? Pandemin innebär även större krav på ledarna. De behöver checka av med medarbetarna oftare hur de mår. Vi märker att det är nästan bortglömt att titta på vilka förutsättningar chefer har, säger Angela Nihlén.

Något annat som är viktigt att tänka på är att eftersom man har jobbet hos sig hela tiden blir det inte lika naturligt att man rör på sig. Därför blir pauserna ännu viktigare och motionen likaså.

− Om ett företag eller organisation inte redan har fysisk aktivitet på arbetstid är det verkligen en bra tid att implementera det nu. Ledare behöver kommunicera ut att man förväntar sig att medarbetare ska blocka tid i sin kalender för rörelse, säger Angela Nihlén.

10 feb 2021
Kommentera
Kommentera

Kommentera artikeln

Vi vill gärna få frågor, kommentarer och reflektioner om våra artiklar! Arbetsvärlden förhandsmodererar artikelkommentarer, vilket gör att det kan dröja en stund innan din kommentar dyker upp. Håll dig till ämnet, och håll en god ton. Vi föredrar om du anger ditt riktiga namn, men du måste inte.

Nyheter
De viktigaste nyheterna två gånger i veckan