Under februari i år kommer Microsoft Teams med en ny uppdatering. Den ska göra det möjligt för arbetsgivare att spåra var de anställda arbetar. Med uppdateringen kommer det att gå att se om de anställda är på kontoret, var på kontoret de befinner sig eller om de arbetar på en plats utanför kontoret. Om funktionen slås på kan närmsta chef lättare se var de anställda befinner sig och medarbetare kan också se var kollegorna sitter.
Uppdateringen borde få alla hemmajobbare att spetsa öronen lite extra. Många företag och organisationer har en policy för distansarbete och hur många dagar medarbetare förväntas vara på plats på kontoret.
Det var Forbes som var först med att rapportera att chefer från och med februari kommer att kunna spåra sina anställda i det digitala verktyget Teams. I Amerika arbetar många stora företag och organisationer hårt för att få tillbaka medarbetarna till kontoret efter pandemin. Uppdateringen i Teams kan ha kommit till delvis på grund av en efterfrågan från arbetsgivarnas sida.
Som standard kommer funktionen att vara avstängd och arbetsgivaren är den som bestämmer om den ska aktiveras eller inte. Därefter måste kraven godkännas av användarna.
Viktiga förändringar ska förhandlas
Caroline Ferngren är doktorand i arbetsrätt vid juridiska fakulteten vid Lunds universitet. Hon skriver just nu en avhandling om grundläggande rättigheter i arbetsrätten.
Foto: Privat
Hon menar att arbetsgivaren bestämmer vilket arbete som ska utföras, när det ska göras och varifrån. Men det är inte obegränsat hur arbetsgivaren får agera för att veta att arbetstagare befinner sig på rätt ställe.
Alla viktiga förändringar av verksamheten ska förhandlas innan de införs. Den som får veta att arbetsgivaren ska införa någon form av övervakning kan då begära en motivering av arbetsgivaren kring varför den här förändringen är nödvändig. Här har arbetsgivaren ett stort ansvar.
– Det ligger en stor förklaringsbörda på den arbetsgivare som vill införa en generell övervakning av samtliga anställda, och det måste vägas mot arbetstagarnas integritet. Frågan är varför arbetstagarna ska övervakas om det inte finns någon misstanke om misskötsamhet.
Bakgrundskontroller vanligare
Obalansen i anställningsförhållandet gör att det måste finnas en annan rättslig grund än samtycke för att arbetsgivaren ska få behandla personuppgifter.
Caroline Ferngrens bild är att övervakning är en ökande trend som fler och fler arbetsgivare hakar på, och att arbetsgivaren vill ha mer koll på vad den anställda exempelvis gör på fritiden och vad hen skriver på sociala medier.
– Tekniken skyndar också på utvecklingen och möjliggör en ökad övervakning. Den tar sig också andra uttryck som bakgrundskontroller och säkerhetsprövningar som blir allt vanligare.
Att vägra spårning kan vara arbetsvägran
På frågan om man som anställd bara kan vägra om arbetsgivaren vill införa exempelvis ett digitalt system som Teams med en inbyggd platsinformation säger Caroline Ferngren att hon skulle avråda från det.
– Det kan anses vara arbetsvägran så i så fall är det bättre att begära en förhandling och ett samtal eftersom det också är en arbetsmiljöfråga.
Det finns en risk att arbetsgivaren också förlorar mer i lojalitet än vad man vinner på övervakning, menar Caroline Ferngren.
Ett annat problem är att all insamlad information riskerar att hamna i orätta händer.
Förtroende från arbetsgivaren avgörande
Victor Bernhardtz är utredare på fackförbundet Unionen. De får sedan 2024 många frågor som rör integritet.
Victor Bernhardtz betonar att han inte är specialist på hur Teams nya funktion fungerar. Hans tips handlar mer generellt om hur anställda kan tänka kring arbetsgivarens möjlighet att övervaka sina anställda genom exempelvis olika digitala system. Det viktigaste är att prata om frågorna, menar han.
– Lyft frågor som dyker upp tillsammans i fackklubben. Prata om regelverket och glöm inte tillitsperspektivet. De allra flesta som arbetar gör det med en stor yrkesstolthet och vilja att nå resultat. De vill göra bra ifrån sig och vara stolta över sitt jobb och sin arbetsplats. De om jobbar gör det bättre om de har förtroende från sin arbetsgivare.
Datorsystem inte neutrala
Victor Bernhardtz är ofta ute och håller i utbildningar och träffar medlemmar. De ger en bild av att arbetsgivare ofta är lite sämre på att informera om sådana saker.
– Arbetsgivarna förstår inte alltid att dessa frågor hör hemma både i arbetsmiljöarbetet och i förhandlingar. Min gissning är att det åtminstone delvis beror på att vi har vant oss vid att tänka på datorsystem som en sorts neutral teknik, men de är ju mer än det.
– Jag möter också ganska mycket oro bland medlemmarna kring detta. De vet inte hur de övervakas bara att de övervakas, säger Victor Bernhardtz.
”Knyt inte näven i fickan, våga fråga”
Till dem som säger så brukar Victor föreslå att de ska ställa frågor.
– Många håller tillbaka för att de är osäkra på sakfrågan. De knyter ofta näven i fickan, men jag uppmuntrar dem att istället våga ställa frågor till arbetsgivaren. Om ingen i gruppen har några svar, fråga vidare, be om hjälp hos facket centralt, ring rådgivningen.
Signalerar arbetsgivaren att han eller hon inte har förtroende kommer arbetstagaren antingen att flytta på sig, eller arbeta sämre, säger Victor Bernhardtz.
Den arbetstagare vars arbetsgivare vill införa Teams nya övervakningsfunktion bör ta upp frågan på sin arbetsplats.
Fråga om syftet
– Rådet är att själv eller via sin fackklubb fråga varför ska man ha den här funktionen. Det är på ett sätt sunt att känna att man vill stänga av den, men för att komma åt kärnan i frågan ska man inte nöja sig med svaret att man har köpt in systemet, utan vänligen be arbetsgivaren förklara varför det här är viktigt och hur det ska hanteras när det gäller personuppgiftsbehandling, säger Victor Bernhardtz.
Pudelns kärna handlar nämligen om att vad som är tillåtet att göra med personuppgifterna från arbetsgivarens sida. All hantering måste ha ett tydligt syfte.
– Speciellt om verktyget kan se var man befinner sig. Då handlar det sannolikt om hantering av personuppgifter. Om arbetsgivare hanterar personuppgifter i databaser på något sätt måste det ha ett tydligt syfte och vara nödvändigt. Ett exempel kan vara att de måste ha personnummer och adress för att kunna betala ut lön, men säg att det finns en hemligt påslagen platsfunktion. Det har jag svår att tro skulle kunna vara ändamålsenligt, det låter som att det kan bryta mot vad som är tillåtet med personuppgiftshantering.
Ring medarbetaren
Victor Bernhardtz slår ett slag för mer träffsäkra metoder.
– Ring och prata med medarbetaren istället för att försöka installera ett system för att övervaka honom eller henne. Många arbetsgivare har idag en överdriven ängslan för vad som skulle kunna inträffa. Att lägga mycket pengar på risker som inte finns är dyrt och skyddsåtgärder som slår brett blir integritetspåverkande för så många. Är det verkligen smart att göra så?