Mer engagerade och friskare medarbetare som flyter obehindrat mellan olika miljöer på arbetsplatsen med de senaste digitala verktygen. Härligt avslappnade mötesrum med bekväma sittplatser och avskilda hörnor för enskilt arbete. Gärna färgglatt och lekfullt.
Marknadsföringen för aktivitetsbaserade arbetsplatser lyfter ofta fram produktivitetsvinster och gladare medarbetare som några fördelar – och man får skjuts av de nya möjligheterna som digitaliseringen medför.
Lisa Glassner arbetar på det privata företaget Steelcase med att studera människors beteenden på arbetsplatser för att ta fram konkreta lösningar på arbetsmiljömässiga problem – eller olika sätt att utforma aktivitetsbaserade arbetsplatser till kundföretagen.
Hon citerar en internationell Gallup-undersökning som visar att många tjänstemän känner sig oengagerade på jobbet och menar att det är något som går att lösa genom just aktivitetsbaserade arbetsplatser – när de anpassas efter arbetsuppgifterna och behoven.
”I dag finns mycket stress på grund av att vi måste hantera mycket information.”
Lisa Glassner. Foto: Simon Markusson
– Vi tittar först på användaren, det vill säga arbetstagaren, och ser på vad det är som stressar dem på arbetet. I dag finns mycket stress på grund av att vi måste hantera mycket information, vi vill alla ”multitaska” trots att vi inte är gjorda för det, och vi blir också ständigt distraherade, säger Lisa Glassner, och fortsätter:
– Det plingar till, vi får plötsligt mejl eller någon annan notifikation. När vi har identifierat orsakerna till stressen tittar vi på hur vi kan utforma arbetsplatsen för att den ska minimera stressen.
Hon levererar många konkreta förslag på hur man engagerar medarbetarna.
”Vi vill alla ”multitaska” trots att vi inte är gjorda för det.”
Att sitta nära golvet vid möten, så man har fötterna stadigt planterade på marken, ska tydligen vara bra, liksom att ha ett skrivunderlägg som man kan fälla ut och fälla in för att visa engagemang.
Eller vad sägs om en stol man kan vrida på för att sitta bekvämt sidledes, eller en fåtölj med fotpall där man halvt kan ligga ner medan man jobbar.
Det finns många idéer, men bevis för att alla dessa saker, som visserligen stundtals tycks bekväma, skulle ge betydande effekter på produktivitet eller stressnivå saknas.
Det är mycket möjligt att marknadsföringen lovar mer än vad de ”moderna” kontorslösningarna kan leverera.
Det finns nämligen ännu inte någon direkt evidens för att aktivitetsbaserade arbetsplatser gör oss mer eller mindre friska eller produktiva.
Pågående studie i Örnsköldsvik
Lisbeth Slunga-Järvholm, överläkare och docent i yrkes och miljömedicin.
En som just nu forskar om aktivitetsbaserade arbetsplatser är Lisbeth Slunga-Järvholm, överläkare och docent i yrkes- och miljömedicin, som följer kommunanställda tjänstemän i Örnsköldsvik.
I Örnsköldsvik kommun fick nämligen 200 tjänstemän flytta in i aktivitetsbaserade arbetsplatser medan 200 fick flytta till cellkontor. Tidigare hade de alla haft egna eller delade cellkontor.
Ett ypperligt tillfälle, med andra ord, för att jämföra de olika kontorstypernas effekter på en lång rad punkter, så som sjukskrivningar, produktivitet och den fysiska rörligheten hos de anställda.
”Vem har översynen och totalansvaret för arbetsmiljön och hur går man skyddsronder på ett sådant här kontor?”
Flytten ägde rum 2015 och i projektet, som döpts till AktiKon, har man hunnit göra två mätningar: en innan flytten och en sex månader efter flytten. En tredje mätning, 18 månader efter flytten, kommer vara klar till årsskiftet.
Och vad man kan se än så länge är att fantastiska hälso- och produktivitetsvinster har uteblivit.
Nöjdheten med arbetsplatsen har minskat något efter flytten.
– 80 procent var ganska eller mycket nöjda före flytt så det var ett bra utgångsläge. Man hade en del farhågor inför flytten och många visste inte vad de skulle förväntade sig, säger Lisbeth Slunga-Järvholm.
”Man hade en del farhågor inför flytten och många visste inte vad de skulle förväntade sig.”
De som flyttade till aktivitetsbaserade kontor rapporterade sex månader efter flytten lägre tillfredsställelse med arbetsplatsen; 60 procent var ganska eller mycket nöjda. Jämfört med 80 procent i cellkontoren.
– Det blir spännande att se hur det ser ut 18 månader efter flytt.
Några försvårande omständigheter kan dock ha påverkat resultatet. När flyktingvågen kom till Sverige behövde Örnsköldsviks kommun nämligen nyanställa och det resulterade i att de aktivitetsbaserade kontoren fick ungefär 50 fler anställda än de var dimensionerade för.
– Det är en massa nya saker som man måste hålla koll på. Vem har översynen och totalansvaret för arbetsmiljön och hur går man skyddsronder på ett sådant här kontor? säger Lisbeth Slunga-Järvholm.
Såg man någon skillnad i stress efter flytten?
– Nej, väldigt lite. Det vi såg var att man efter flytten upplevde mer besvär av bristande avskildhet. Och att man stördes av ljud. Däremot var det inga skillnader i övrigt. Man skattade arbetsmiljön ganska högt vid båda tillfällena.
Funktionsnedsatta känner sig mer utsatta
Ett viktigt fynd i studien än så länge har varit att många personer med olika former av funktionsnedsättningar återfinns bland de som är missnöjda – nu känner de sig mer utsatta i de nya miljöerna.
– Det kan vara problem med långvarig stress och utmattning, men det kan också vara hörselnedsättning och tinnitus. De här problemen kommer förstås fram om man har för liten tillgång till enskilda rum som man kan gå in i och sätta sig i när man behöver arbeta ostört, säger Lisbeth Slunga-Järvholm.
Några andra fynd är att yngre anställda och chefer är något mer nöjda än övriga.
Lisbeth Slunga-Järvholm tror inte att företag som säljer in aktivitetsbaserade arbetsplatser “har så mycket fakta” när de påstår att det ger produktivitetsvinster och minskar stress.
”De som var mer nöjda i Örnsköldsvik var chefer jämfört med övriga anställda.”
– Vi tror att det är olika för olika personer. De som var mer nöjda i Örnsköldsvik var chefer jämfört med övriga anställda. De som var yngre var också lite mer nöjda än de äldre. En del som inte upplever ett behov av att interagera så mycket upplevde det som en produktivitetsförlust när de var tvungna att flytta runt utan att de egentligen hade någon större anledning att göra det.
I projektet har man också tagit en grupp från de båda kontorstyperna och följt dem med rörelsemätare för att se hur mycket de rör sig i de olika miljöerna, resultat som väntas vara klara till årsskiftet.
Öppna kontorslandskap har många nackdelar
Aram Seddigh, doktor i arbets- och organisationspsykologi. Foto: Eva Dalin
Aram Seddigh, doktor i arbets- och organisationspsykologi, har tittat på olika kontorstypers effekter på vår hälsa, trivsel och produktivitet. Även han menar att det ännu inte finns belägg för att fira de aktivitetsbaserade kontoren.
– När det gäller de aktivitetsbaserade arbetsplatserna så ligger forskningen ännu i sin linda. Det finns inte så mycket studier om dem, säger Aram Seddigh.
Däremot finns det en hel del forskning om de typiska, öppna kontorslandskapen som många arbetstagare är välbekanta med. Och nackdelarna med den här typen av kontor är välkända.
Störande ljudnivåer och att man enkelt blir avbruten hör till några av farorna i de öppna kontorslandskapen.
Och de utmärker sig negativt när man jämför sjukskrivningar i de olika kontorstyperna.
– Problemet är kanske det sättet som kontorslandskapet i dag används på. För där finns det mycket problem. Och det har att göra med att folk sätter sig vid den egna platsen och man vill försöka genomföra väldigt många olika sorters aktiviteter där. Problemen uppstår ofta när man försöker utföra arbetsuppgifter som kräver koncentration, säger Aram Seddigh.
”Problemet är kanske det sättet som kontorslandskapet i dag används på.”
Enligt honom måste man fokusera på hur miljön används. De öppna kontorslandskapen var menade att underlätta kommunikation, inte för att man skulle sitta och koncentrera sig i avskildhet. Inte heller är de gjorda för möten där man kan diskutera i avslappnade former.
– Det är mycket individuellt arbete som kräver mindre fokus som de egentligen lämpar sig för. I dagens värld när arbetet blir allt mer komplext så är färre och färre av våra arbetsuppgifter just av den typen.
Bäst vad gäller stress är cellkontor
Vid en jämförelse mellan olika kontorstyper står sig flexkontor lite bättre än kontorslandskap vad gäller stress, men ännu bättre är cellkontor.
– I den forskning som finns och där man jämför kontorslandskap med flexkontor och cellkontor ser man att de flexibla kontoren hamnar lite bättre än kontorslandskap men lite mindre bra än cellkontoren när det gäller sådant som stress och distraktion, säger Aram Seddigh.
Flexkontoren skiljer sig från aktivitetsbaserade arbetsplatser i det att de aktivitetsbaserade arbetsplatserna ska vara lite mer skräddarsydda för specifika arbetsmoment. Exempelvis olika typer av mötesmöjligheter för mer eller mindre formella möten.
Och digitaliseringen, som medför att allt fler arbetsuppgifter kan frikopplas från skrivbordet, underblåser de aktivitetsbaserade kontorens framfart.
”Sedan handlar det mycket om en beteendeförändring, att man ska börja använda arbetsplatsen på ett visst sätt.”
– Aktivitetsbaserade arbetsplatser handlar inte om enskilda skrivbord, utan olika miljöer som stöttar olika aktiviteter man ska genomföra. Sedan handlar det mycket om en beteendeförändring, att man ska börja använda arbetsplatsen på ett visst sätt, och att tekniken ska fungera så att det inte skapar fler problem när man börjar röra på sig och ska jobba flexibelt, säger Aram Seddigh.
Många företag marknadsför i dag aktivitetsbaserade arbetsplatser som moderna lösningar för företag att öka sina medarbetares produktivitet, engagemang och samtidigt minska lokalkostnader. Men marknadsföringen tar fasta på nackdelar med kontorslandskap snarare än att, än så länge, kunna bevisa hur bra de aktivitetsbaserade lösningarna är.
Och Aram Seddigh är försiktig i vad han skulle rekommendera.
– Jag brukar säga så här, att om man inte ska ha egna kontorsrum, som många företag väljer att inte ha, då ska det ändå finnas goda förutsättningar för att man ska kunna dra sig undan eller samarbeta. Det är det som man ändå måste jobba med, säger Aram Seddigh, och fortsätter:
– Att arbeta i ett öppet kontorslandskap med en fast arbetsplats där även koncentrerat arbete utförs från skrivbordet hjälper en inte så mycket. Man blir väldigt störd. Det finns hur många studier som helst som visar detta.